Pengertian Arsip, Sifat, Peran, Tujuan, Nilai Guna, dan Jenisnya
Arsip merupakan dokumen dalam bentuk kertas, naskah, gambaran peta, bagan, ataupun dokumen lainnya. Biasanya dokumen seperti ini memiliki informasi penting dan dibuat oleh suatu organisasi sebagai tanda bukti tertentu. Untuk lebih jelasnya, simak pembahasan lengkap tentang pengertian, sifat, peran, tujuan, nilai guna, dan jenis-jenis arsip berikut ini.

Jika kamu pernah bekerja di suatu perusahaan, kamu tentu tidak asing lagi dengan istilah arsip. Biasanya arsip berisi tentang catatan kegiatan atau informasi mengenai pelaksanaan kegiatan perusahaan. Simak pembahasan lengkap tentang pengertian, sifat, peran, tujuan, nilai guna, dan jenis-jenis arsip berikut ini.

Pengertian Arsip

Pengertian Arsip, Sifat, Peran, Tujuan, Nilai Guna, dan Jenisnya
Pengertian Arsip

Kata arsip sebenarnya berasal dari bahasa Yunani "arche" yang berarti permulaan. Kata "arche" kemudian berubah menjadi kata "archia" yang berarti catatan. Berikut ini adalah pengertian arsip menurut para ahli:

1. Menurut Sutarto

Arsip merupakan warkat yang disimpan secara sistematis dan memiliki suatu kegunaan jika diperlukan sewaktu-waktu.

2. Menurut Lembaga Administrasi Negara

Arsip merupakan dokumen dalam bentuk kertas, naskah, gambaran peta, bagan, ataupun dokumen lainnya. Biasanya dokumen seperti ini memiliki informasi penting dan dibuat oleh suatu organisasi sebagai tanda bukti tertentu.

3. Menurut Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 Bab I Pasal 1

Arsip memiliki dua definisi. Yang pertama, arsip merupakan naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan badan pemerintahan dalam bentuk apapun untuk menunjang pelaksanaan kegiatan pemerintah. Yang kedua, arsip merupakan naskah yang dibuat dan diterima oleh organisasi atau perorangan dalam bentuk apapun untuk menunjang pelaksanaan kebangsaan.

Sifat Arsip

Pengertian Arsip, Sifat, Peran, Tujuan, Nilai Guna, dan Jenisnya
Sifat Arsip

Arsip memiliki sifat tertentu yang membedakannya dengan hal lain. Berikut ini adalah sifat yang dimiliki arsip:

1. Autentik

Autentik artinya informasi tersebut melekat pada wujud aslinya. Contohnya seperti informasi tentang waktu dan tempat pembuatan arsip, informasi mengenai kegiatan perusahaan, bukti transaksi, dan lain sebagainya.

2. Legal

Legal di sini maksudnya arsip dijadikan sebagai bahan bukti resmi dalam pelaksanaan kegiatan atau pengambilan keputusan.

3. Unik

Arsip bersifat unik karena tidak dibuat secara massal. Jika arsip memiliki duplikasi (tembusan), maka arsip tersebut akan memiliki arti yang berbeda untuk pelaksanaan kegiatan.

4. Terpercaya

Isi dari arsip umumnya bisa dipercaya sehingga bisa dijadikan sebagai bukti resmi dalam mendukung pelaksanaan kegiatan perusahaan.

Peran Arsip

Pengertian Arsip, Sifat, Peran, Tujuan, Nilai Guna, dan Jenisnya
Peran Arsip

Arsip memiliki peran sebagai sumber informasi dan juga sumber dokumentasi. Sebagai sumber informasi, arsip membantu mengingatkan petugas yang lupa tentang informasi tertentu. Sedangkan sebagai sumber dokumentasi, arsip digunakan oleh pemimpin organisasi untuk membantu dalam hal pengambilan keputusan.

Oleh karena itu, dapat disimpulkan kalau arsip memiliki peran sebagai berikut:

1. Sebagai alat utama ingatan organisasi.

2. Sebagai bahan atau alat bukti.

3. Sebagai bahan untuk melakukan perencanaan atau sebagai dasar dalam pengambilan keputusan.

4. Sebagai bahan informasi untuk kegiatan ilmiah lainnya.

Baca Juga: Pengertian Membaca, Tujuan, Manfaat, dan Jenisnya.

Tujuan Pembuatan Arsip

Tujuan dari pembuatan arsip adalah sebagai berikut:

1. Sebagai bahan pertanggung jawaban tentang kegiatan atau transaksi yang dilakukan perusahaan.

2. Memudahkan karyawan dalam mencari dokumen atau tanda bukti jika diperlukan sewaktu-waktu.

Nilai Guna Arsip

Pengertian Arsip, Sifat, Peran, Tujuan, Nilai Guna, dan Jenisnya
Nilai Guna Arsip

Arsip memiliki beberapa nilai guna, antara lain sebagai berikut:

1. Nilai guna primer

Nilai guna primer merupakan nilai arsip yang memiliki manfaat bagi pencipta arsip tersebut. Nilai guna primer terdiri dari beberapa jenis:

  • Nilai guna administrasi

Nilai guna administrasi merupakan kebijakan dan prosedur yang menjadi syarat untuk melakukan kegiatan organisasi. Adapun contoh arsip yang memiliki nilai guna administrasi antara lain sebagai berikut: arsip yang berkaitan dengan asal-usul atau pelaksanaan suatu organisasi, arsip yang berhubungan dengan struktur organisasi, instruksi, daftar pegawai, serta arsip yang berhubungan dengan program kerja, kebijaksanaan, dan lain sebagainya.

  • Nilai guna keuangan

Suatu arsip dikatakan bernilai guna keuangan jika berisi tentang transaksi dan pertanggung jawaban keuangan.

  • Nilai guna hukum

Suatu arsip dikatakan memiliki nilai guna hukum jika informasi di dalamnya bisa digunakan sebagai bahan pembuktian dalam bidang hukum, mengandung hak dan kewajiban karyawan, berkaitan dengan sewa-menyewa (kontrak), dan lain sebagainya.

  • Nilai guna ilmiah dan teknologi

Contohnya adalah arsip yang memiliki data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari jenis penelitian terapan.

2. Nilai guna sekunder

Nilai guna sekunder merupakan nilai arsip yang berguna bagi perusahaan atau pihak luar selain pencipta dari arsip itu sendiri. Biasanya arsip yang memiliki nilai guna sekunder digunakan sebagai barang bukti dan pertanggung jawaban. Nilai guna sekunder dibagi menjadi dua jenis:

  • Nilai guna kebuktian

Arsip yang memiliki nilai guna kebuktian ini mengandung fakta dan keterangan yang menjelaskan tentang suatu organisasi, seperti asal usul organisasi, fungsi organisasi, tugas organisasi, dan lain sebagainya.

  • Nilai guna informational

Arsip yang memiliki nilai guna informational merupakan jenis arsip yang digunakan untuk keperluan penelitian dan sejarah.

Jenis-Jenis Arsip

Pengertian Arsip, Sifat, Peran, Tujuan, Nilai Guna, dan Jenisnya
Jenis-Jenis Arsip

Menurut Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 Pasal 2, arsip dibedakan menjadi dua jenis, antara lain sebagai berikut:

1. Arsip Dinamis

Arsip dinamis merupakan jenis arsip yang diperlukan dalam hal perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kegiatan organisasi pada umumnya atau digunakan secara langsung dalam kegiatan administrasi negara. Dengan kata lain, arsip dinamis merupakan jenis arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

Menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dinamis dibedakan menjadi tiga jenis:

  • Arsip aktif

Arsip aktif merupakan jenis arsip yang digunakan untuk kelangsungan kerja. Arsip ini berada di tempat unit pengelola dengan masa transisi antara aktif atau in-aktif.

  • Arsip semi aktif

Frekuensi penggunaan arsip jenis ini mulai menurun, sehingga tidak sebanyak frekuensi penggunaan arsip aktif.

  • Arsip in-aktif

Arsip jenis ini sangat jarang digunakan dalam pekerjaan sehari-hari.

2. Arsip Statis

Arsip statis merupakan kebalikan dari arsip dinamis. Arsip ini tidak digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari karena hanya menjadi bahan pertanggung jawaban saja.

Baca Juga